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Gestiona tu proyecto en siete pasos

Las prácticas de gestión que uno aplica puede hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto. Aprende las acciones esenciales de la gestión de proyectos según el Programa de PM4R del BID.

¿Sabías que a nivel mundial los proyectos desperdician alrededor del 10% de sus recursos financieros por ineficiencias en su gestión? No obstante, la gestión de proyectos consiste en prácticas bien estudiadas que todo el mundo se puede aprender. Por eso, el Programa de Gestión de Proyectos para Resultados (PM4R) del BID tiene como propósito fortalecer las capacidades de gestión de proyectos en los equipos que ejecutan proyectos de desarrollo en América Latina y el Caribe, para contribuir al logro de sus resultados dentro del alcance, presupuesto y tiempo planificado.

La metodología PM4R está basada en las mejores prácticas, herramientas y estándares internacionales sobre gestión de proyectos definidos por el Project Management Institute (PMI) y adaptados por el BID para aplicarlos a los proyectos de desarrollo en América Latina y el Caribe. Estas prácticas te pueden ayudar a reducir la brecha entre lo que planificas versus lo que ejecutas en tu proyecto. Los cursos PM4R ofrecidos por el Banco son reconocidos por Project Management Institute (PMI), quien reconoce al BID como Registered Education Provider (R.E.P.).

Consiste en siete pasos para planificar y gestionar un proyecto, con el objetivo que se ejecuten con un enfoque en resultados, considerando los riesgos identificados a través de la aplicación de prácticas y herramientas probadas de la gestión de proyectos.

En este artículo, te invitamos a que revisemos juntos los siete pasos de esta metodología. Luego, si te parece útil, puedes seguir profundizando en el aprendizaje de este tema con nuestro curso abierto en línea sobre la “Gestión de Proyectos Sociales para Resultados.”

Paso 1: Alcance

Primero, hay que saber en qué consiste el proyecto que tu equipo está gestionando. Por ello, el proceso de planificación arranca con la Estructura Desglosada del Trabajo (EDT) que nos permite descomponer un proyecto en partes más pequeñas.

Su uso no implica muchas reglas, sin embargo, debemos ser muy precisos a la hora de descomponer el proyecto. Es importante tomar en cuenta que no es práctico cuando el alcance se transforma en una lista con cientos de entregables; la EDT sirve para llevar control del proyecto y hacerlo más manejable.

Paso 2: Tiempos

Una vez que hemos podido establecer el alcance utilizando la EDT de manera clara, hay que hablar de tiempo. Para desarrollar el Cronograma, vamos a:

  1. Desarrollar lista de actividades que nos permita alcanzar cada uno de los entregables del último nivel de la EDT
  2. Identificar los recursos humanos y materiales necesarios para llevar a cabo los entregables
  3. Secuenciar el listado de entregables considerando las precedencias obligatorias o discrecionales de cada uno
  4. Estimar la duración de cada uno de los entregables en función de los recursos asignados, sus restricciones, la experiencia y los registros históricos

Paso 3: Costos

Ahora que hemos hablado de alcance y tiempo, hablemos de costo. Apoyados del Cronograma podemos asignar costos a cada uno de los entregables con base a una estimación, de tal manera que cuando terminemos la asignación contaremos con el presupuesto del proyecto.

La Curva de Uso de Recursos o también conocida como Curva S, corresponde a la representación gráfica del presupuesto de gastos programados a lo largo del proyecto, y nos permite por un lado entender el comportamiento del flujo de recursos y, por otro, nos sirve como medida de avance respecto al o los productos que se reciben fruto de la ejecución del proyecto. Si la comparamos con la curva de los gastos reales, nos ayuda a apreciar de manera gráfica la variación de costos del proyecto entre lo planificado y lo realmente gastado.

Paso 4: Adquisiciones

Las adquisiciones son parte importante de los proyectos y dependiendo de qué tan críticas son, pueden convertirse fácilmente en un riesgo y/o un problema si no se gestionan.

Para el desarrollo de la matriz de adquisiciones utilizamos como referencia la EDT, relacionando los entregables con el tipo de adquisición (bienes o servicios), su modalidad (Licitación Privada Nacional, Licitación Privada Internacional, etc.) y el Cronograma. Luego se consideran las restricciones propias de la compra como: tiempos de preparación de bases, tiempos de publicación, tiempos de proceso de adjudicación, tiempos de elaboración de los productos, tiempos de transporte de los productos.

Paso 5: Riesgos

Los riesgos son eventos o condiciones inciertas que están presentes en todas las etapas del ciclo de vida de los proyectos y que a pesar de que pueden ser detectados y su actuar es predecible, podrían materializarse y convertirse en un problema para el proyecto.

Riesgo se define como cualquier evento previsto o imprevisto capaz de afectar el logro de los objetivos y resultados esperados del proyecto. Su evaluación se basa en la probabilidad de ocurrencia y el impacto que puede causar dentro del proyecto. Los riesgos con impacto negativo se denominan amenazas y los riesgos con impacto positivo, oportunidades.

Paso 6: Comunicaciones

La Matriz de Comunicaciones es una herramienta que facilita la gestión de las comunicaciones en los proyectos y permite priorizar los esfuerzos en aquellas dirigidas a los interesados (Stakeholders) de mayor importancia e influencia.

Para desarrollar la Matriz de Comunicaciones es necesario considerar las necesidades de los distintos interesados (Stakeholders) del proyecto, teniendo presente a quién, qué y cómo se comunica.

El contenido de la Matriz de Comunicación responde a las siguientes preguntas: ¿Qué comunicar? ¿Por qué comunicar? ¿Quién es el destinatario? ¿Qué método usar? ¿Quién prepara el mensaje? ¿Quién envía? ¿Cuándo enviar? ¿Con qué frecuencia?

Paso 7: Responsabilidades

La Matriz RACI es una herramienta de gestión del recurso humano que establece los roles y responsabilidades entre los entregables que aparecen en la EDT y los miembros del equipo de proyecto y otros interesados.

Esta matriz consta de 4 figuras fundamentales para llevar a cabo un proyecto y es por esto que es conocida como Matriz RACI: Responsable, Aprueba, Consultado e Informado.

No todos los roles deben asignarse a cada uno de los entregables o actividades. La única figura que sí debe de estar presente en todas es responsable. Asimismo, hay que tener en cuenta que no puede existir más de un responsable por entregable o actividad.

Ahora que ya conoces los siete pasos de nuestra metodología PM4R, te invitamos a visitar el sitio www.pm4r.org y formar parte de nuestra comunidad de gestión de proyectos. Ahí podrás profundizar más en estos conceptos y mucho más. Además, tendrás acceso a todos nuestros productos de conocimiento y guías tanto de nuestras metodologías PM4R y PM4R Leadership, como también de la nueva metodología PM4R Agile.

También, sumáte al curso abierto del BID Gestión de Proyectos de Desarrollo

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